Come prepararsi nel modo migliore ad un fiera di settore

Se state preparando una fiera di settore ecco una tabella di marcia che vi può aiutare ad organizzare tutti i passaggi necessari. Penso soprattutto alle fiere di Tecnologia ed Industria settori produttivi importanti che si incontrano in grandi eventi internazionali, per partecipare con successo è necessaria una pianificazione accurata.

Fase 1: 12+ mesi prima della fiera

  • Imposta la tua strategia
  • Inserisci la fiera all’interno della tua strategia globale di marketing e vendita.
  • Sviluppa un bilancio dettagliato dei costi e prevedi il ritorno sull’investimento.

Fase 2: da 9 a 12 mesi prima della fiera

  • Stabilisci obiettivi specifici per la fiera come numero di trattative, contratti chiusi o lead generati, …
  • Identifica le tue esigenze di spazio per gli stand, ed eventuali risorse messe a disposizione dall’organizzazione stand, banner, marketing, articoli promozionali…
  • Registrati e prenota il tuo spazio espositivo e richiedi tutti i dettagli sui requisiti tecnici e logistici
  • Sviluppa un piano di marketing per sponsorizzare la tua partecipazione alla fiera che utilizzi un mix di media per raggiungere tutti i potenziali clienti. Il tuo piano dovrebbe essere diviso in tre sezioni:
    1. Pre-Show Marketing,
    2. At-Show Marketing,
    3. Post-Show Marketing.

Fase 3: da 6 a 9 mesi prima della fiera

  • Scrivi uno script di vendita/promozione convincente che attraversi tutti i punti chiave che vuoi comunicare sul tuo prodotto/servizio. Deve riuscire ad esprimere tutti i concetti fondamentali in 30 secondi o (preferibilmente) in meno. Tu e il tuo staff avrete bisogno di provarlo diverse volte per usarlo con sicurezza e naturalezza durante la fiera, (traducetelo e provatelo in diverse lingue se necessario).
  • Definisci le esigenze di design, layout e grafica del tuo stand, considera anche le esigenze di illuminazione e la possibilità di una saletta riservata
  • Decidi se e quali omaggi e gadget utilizzare e pensa a strategie promozionali per attirare visitatori nella tua area espositiva.
  • Definisci brochure e materiale cartaceo di cui avrai bisogno durante la fiera, comincia la progettazione e la stampa.

Fase 4: da 3 a 6 mesi prima della fiera

  • Ordina gadget e articoli promozionali.
  • Scegli lo staff da mandare in fiera e pianifica sessioni di preparazione.
  • Iniziare a organizzare il viaggio, e la spedizione del materiale.

Fase 5: da 1 a 3 mesi prima della fiera

  • Crea pacchetti di follow-up da inviare subito dopo la fiera ai lead raccolti.
  • Continua le attività di pre-show marketing, (newsletter, social, inviti personalizzati a clienti importanti, ecc.)
  • Conferma le date di spedizione per il materiale e finalizza le modalità di viaggio

Fase 6: 1 settimana prima della fiera

  • Completa la formazione del personale
  • Conferma l’effettivo arrivo del materiale e di tutto quello che servirà durante la fiera

Fase 7 _ Attività di follow-up: da 1 giorno a 1 settimana DOPO la fiera

  • Analizza i lead raccolti, invia pacchetti di follow-up e contattali secondo gli accordi presi durante la fiera.
  • Valuta il raggiungimento degli obiettivi che ti eri posto per la partecipazione alla fiera
  • Controlla di aver rispettato il budget previsto
  • Calcola il ritorno sull’investimento per capire se continuare a partecipare a quella fiera (o a fiere simili) oppure cercare altre modalità di generazione dei lead
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