Devi partecipare ad fiera di settore? ecco la Timeline per preparasi in maniera efficace

Come prepararsi nel modo migliore ad un fiera di settore

Se state preparando una fiera di settore ecco una tabella di marcia che vi può aiutare ad organizzare tutti i passaggi necessari. Penso soprattutto alle fiere di Tecnologia ed Industria settori produttivi importanti che si incontrano in grandi eventi internazionali, per partecipare con successo è necessaria una pianificazione accurata.

Fase 1: 12+ mesi prima della fiera

• Imposta la tua strategia
• Inserisci la fiera all’interno della tua strategia globale di marketing e vendita.
• Sviluppa un bilancio dettagliato dei costi e prevedi il ritorno sull’investimento.

Fase 2: da 9 a 12 mesi prima della fiera

• Stabilisci obiettivi specifici per la fiera come numero di trattative, contratti chiusi o lead generati, …
• Identifica le tue esigenze di spazio per gli stand, ed eventuali risorse messe a disposizione dall’organizzazione stand, banner, marketing, articoli promozionali…
• Registrati e prenota il tuo spazio espositivo e richiedi tutti i dettagli sui requisiti tecnici e logistici
• Sviluppa un piano di marketing per sponsorizzare la tua partecipazione alla fiera che utilizzi un mix di media per raggiungere tutti i potenziali clienti. Il tuo piano dovrebbe essere diviso in tre sezioni:
  1. Pre-Show Marketing,
  2. At-Show Marketing,
  3. Post-Show Marketing.

Fase 3: da 6 a 9 mesi prima della fiera

• Scrivi uno script di vendita/promozione convincente che attraversi tutti i punti chiave che vuoi comunicare sul tuo prodotto/servizio. Deve riuscire ad esprimere tutti i concetti fondamentali in 30 secondi o (preferibilmente) in meno. Tu e il tuo staff avrete bisogno di provarlo diverse volte per usarlo con sicurezza e naturalezza durante la fiera, (traducetelo e provatelo in diverse lingue se necessario).
• Definisci le esigenze di design, layout e grafica del tuo stand, considera anche le esigenze di illuminazione e la possibilità di una saletta riservata
• Decidi se e quali omaggi e gadget utilizzare e pensa a strategie promozionali per attirare visitatori nella tua area espositiva.
• Definisci brochure e materiale cartaceo di cui avrai bisogno durante la fiera, comincia la progettazione e la stampa.

Fase 4: da 3 a 6 mesi prima della fiera

• Ordina gadget e articoli promozionali.
• Scegli lo staff da mandare in fiera e pianifica sessioni di preparazione.
• Iniziare a organizzare il viaggio, e la spedizione del materiale.

Fase 5: da 1 a 3 mesi prima della fiera

• Crea pacchetti di follow-up da inviare subito dopo la fiera ai lead raccolti.
• Continua le attività di pre-show marketing, (newsletter, social, inviti personalizzati a clienti importanti, ecc.)
• Conferma le date di spedizione per il materiale e finalizza le modalità di viaggio

Fase 6: 1 settimana prima della fiera

• Completa la formazione del personale
• Conferma l’effettivo arrivo del materiale e di tutto quello che servirà durante la fiera

Fase 7: Attività di follow-up: da 1 giorno a 1 settimana DOPO la fiera

• Analizza i lead raccolti, invia pacchetti di follow-up e contattali secondo gli accordi presi durante la fiera.
• Valuta il raggiungimento degli obiettivi che ti eri posto per la partecipazione alla fiera
• Controlla di aver rispettato il budget previsto
• Calcola il ritorno sull’investimento per capire se continuare a partecipare a quella fiera (o a fiere simili) oppure cercare altre modalità di generazione dei lead

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